【自社に合ったビデオ会議システムとは】選び方や比較ポイントを解説

そもそもビデオ会議システムとはどのようなシステムを意味するのでしょうか。ここでは、ビデオ会議システムの概要を解説します。また、ビデオ会議システムは大きく2つの種類に分かれるため、詳しく見ていきましょう。

ビデオ会議システムとはインターネットを介してオンラインで遠隔地の相手と会議を行えるコミュニケーション手段の1つです。導入により、遠隔地にいる相手と映像や音声の共有が可能になります。社内会議やセミナー、顧客との商談など様々なシーンで利用されています。

画面を通じて資料を確認できるため、ペーパーレス化にもつながる点もメリットの1つです。紙媒体の資料を用意する必要がなく、資料作成･配布などの手間や負担を削減できるでしょう。

近年の働き方改革の影響を受け、ビデオ会議システムの需要が高まりつつあります。

ビデオ会議システムはクラウド型とオンプレ型の2つの種類に分かれます。クラウド型は外部の提供事業者のクラウド上でシステムを利用する形式です。オンプレ型は自社に適したシステムを開発し、システムを利用する形式です。それぞれのメリットとデメリットを比較しましょう。

クラウド型は提供事業者が開発したシステムを利用するため、比較的安価で簡単に導入できます。しかし、システムのカスタマイズ性が低いため、自社のルールに適した修正が難しいといったデメリットがあります。

オンプレ型は自社に適したシステムを開発するため、カスタマイズ性が高い点がメリットです。しかし、システム開発の費用が発生するため、導入費用が高額になります。加えて、開発から導入までに時間がかかる点を知っておきましょう。

ビデオ会議システムには主に以下の3つのタイプがあります。

● 重要会議や意思決定が必要な会議仕様に適したシステム
● オンラインイベントやウェビナーに適したシステム
● オンライン研修や高度な講義・授業に適したシステム

それぞれのタイプの特徴を知り、目的や用途に応じたシステムを導入することがポイントです。ここでは、それぞれの特徴をみていきましょう。

多くのビデオ会議システムの中でも、導入事例が多いタイプのシステムです。重要な会議や意思決定が必要な会議では映像および音声に高い品質が求められる場合に導入します。

高品質のシステムを導入した場合、会議がスムーズに進行するだけでなく、対面と同様の雰囲気で会議を行えます。映像および音声の品質にこだわったシステムを選択するとよいでしょう。

また、会議形態によって参加人数が数名の小規模な会議から全国拠点のメンバーが参加する数十名規模の会議まで様々です。会議の参加人数や規模により、最適なシステムは異なるため、製品を選択する際にはチェックしておきましょう。

オンラインイベントやウェビナーなど「1対多人数でのやり取り」をオンラインで行うケースに適したシステムがあります。選択する際のポイントは、イベントをサポートする機能が搭載されているかどうかです。イベントをサポートする機能が搭載されている場合、映像だけでなく、比較的容易にイベント運営を遂行できるでしょう。具体例としては以下の機能が挙げられます。

● 映像および音声の品質
● Q&A機能
● 投票機能
● 画面共有機能
● チャット機能

使用するイベントに必要な機能があるかも含めて製品を検討することが重要です。

オンライン研修やオンライン学習に適したシステムもあります。そういったタイプを検討する場合、映像および音声の品質だけでなく、以下の機能があるかを確認しましょう。

● インタラクティブなやりとり
● 受講者の参加状況管理

また、クラスごとの効果をモニタリングし、オンライン研修や学習をサポートする機能も含めて検討が必要になります。

ビデオ会議システムを導入する場合、目的や用途だけでなく、以下の点を比較･検討するとよいでしょう。

● 映像・音声の品質
● 同時接続数の上限
● セキュリティ対策
● 導入後の保守対応・サポート体制

ここでは、それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。

1つ目のポイントは映像および音声の品質です。品質が悪い場合、映像が乱れたり、音声が途切れたり、などの問題が発生し、スムーズに進行できなくなる可能性も想定できます。そういった場合、情報共有ツールとしても役割を果たせません。

ビデオ会議をストレスなくスムーズに進行するためには、映像と音声の品質が重要なポイントになります。

2つ目のポイントは同時接続数の上限です。1ライセンスにつき最大何人まで参加可能かを事前にチェックしておきましょう。ビデオ会議システムには同時接続数に上限が設定されているケースも少なくありません。

大人数が参加する会議が多い場合、同時接続数は増やせるのか、増やすことによりどの程度の費用が追加で発生するのかを含めて検討しましょう。

3つ目のポイントはどのようなセキュリティ対策が取られているかどうかです。例えば、ISO270001、FISC、SOC2、ISMAPなどの安全対策基準を満たすような高いセキュリティ規格をクリアしているかを確認しましょう。セキュリティ規格の概要は次のとおりです。

4つ目のポイントはシステム導入後の保守対応およびサポート体制が充実しているかどうかです。サポート体制が充実しているシステムであれば、重要な会議が始まる前にトラブルが発生しても迅速な対応ができるため、会議に影響を及ぼしません。サポート体制については次の点に留意してチェックしておきましょう。

● オンラインマニュアルの有無
● サポートの対応可能時間
● 電話やチャットで問い合わせが可能か
● 多言語に対応しているか

ビデオ会議システムは医療機関・教育機関・製造業など様々な場所で導入されています。ここでは、ビデオ会議システムの事例をご紹介します。

埼玉医科大学国際医療センター様は、がんゲノム医療拠点病院指定を受け、各診断科の医師、および多職種の専門家で構成されるエキスパートパネルとよばれるカンファレンスで検討し、推奨される治療方針を決定しています。
しかし関係者がその都度集まるのは非効率なため、オンラインでのリモート開催のためのツールが必要となり導入されました。

導入後、月間平均10件ほどのオンラインミーティングにて合計時間は約4か月間で2,700時間を超えています。1ミーティングあたりの平均参加者は13名、中には50名を超えるミーティングでの活用されております。

また、今後の活用として既に COVID-19 用の病室に Webex のみが利用できる iPad を導入し、患者さんと医療従事者側が部屋に入らずに会話できる取り組みを試行しています。COVID-19 対策で、小児病棟で親御さんが面会できなくなっているため、Webex を活用したオンライン面会についても検討を進められております。

学校法人 電子学園 iU 情報経営イノベーション専門職大学様は、教員がオンライン・現地の学生どちらにも配慮して授業を進めるオンライン×対面のハイフレックス型授業実現のためツールが必要となり導入されました。

ビデオ会議システムを導入したことで、学生はアクセスすればどこにいても授業に参加できるようになりました。学生はインターンシップや起業のための活動など自分の行動を制限されることなく、自宅で受けたい、教室で受けたいなど、授業の内容や自身の都合に応じて選択が可能となっております。

また、カメラと音響システムを教室に据え置き型で設置したことで、先生方は自身のデバイスとWebexを接続するだけですぐに授業が開始できるような環境を実現しています。
今後は連携企業とのプロジェクトや文化祭やオープンキャンパスなどの学生主体のイベントでの利用も予定されています。

コニカミノルタ株式会社様は、コロナ禍で介護施設のお客様先に訪問できなくなりオンライン商談を開始されていました。しかし、既存のWeb会議ツールでは、お客様施設でのご活用イメージをうまく訴求することができず、苦戦されていました。

Webセミナーやオンラインデモの実施、動画コンテンツの内製化など、営業DXのための具体的な実現方法の検討される中で、オンラインでもサービス価値を正しく伝える仕組みを実現できるWebexを活用したデジタルスタジオを開設されました。

開設後、シーンに応じて画面を分割して提案資料、スマホの操作画面、PCの管理画面をシームレスにお見せすることも可能となりオンラインでありながら実際に現場でサービスをご利用いただいているような体験の提供を実現されました。

本記事では、ビデオ会議システムの効果的な活用事例から導入おける留意点についてご紹介しました。

ビデオ会議システムの導入を成功させるためには、用途に合わせた最適な機器選定だけでなく、導入目的を達成するためのカスタマイズや導入後のサポート体制が重要です。

三菱電機システムサービスは、高いセキュリティ規格や高品質な映像・音声の要素を兼ね備えたビデオコラボレーションソリューションをご提供しています。また、日本全国にサポート拠点があり、ご提案から導入後の運用支援、保守対応まで一貫して自社で対応しております。豊富な実績と高い技術力のある専任エンジニアが、お客様のニーズに合わせて、的確な保守サービスをご提供いたします。